Description des Activités
07 Jan 2016 16:17 / ACTUALITÉS
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Accréditations
L’équipe accréditations gère l’ensemble des badges personnalisés permettant l’accès aux zones de l’organisation réservées à certaines populations : équipes, arbitres, médias, salariés, volontaires, prestataires de services, fournisseurs et partenaires.
Les volontaires sont impliqués dans l’ensemble des opérations se déroulant au centre d’accréditations selon les procédures définies par l’IIHF et le Comité d’Organisation : installation, gestion des équipements et des fournitures, approvisionnements – accueil des populations, contrôle des droits, production et délivrance.
Administration & Finances
L’équipe administration et finances gère l’ensemble des activités relatives aux assurances (déclarations de sinistres, constats), au juridique, à la comptabilité (gestion de fonds de caisse, engagements de dépenses) et à certaines tâches administratives (accueil des agences de contrôle) selon les procédures élaborées par le Comité d’Organisation.
Les volontaires ont un panel de missions administratives liées à ces activités.
Aménagements & Logistique
L’équipe aménagements et logistique gère l’ensemble des opérations nécessaires à la mise en configuration spécifique des différents espaces sur l’ensemble des sites (compétition, hôtels…).
Dès la période de montage et jusqu’au démontage, elle planifie, supervise et contribue :
- à l’installation et à la maintenance de l’ensemble des structures temporaires, du mobilier, des barrières, de la décoration et de la signalétique, des drapeaux, des réseaux électriques et des réseaux d’eau,
- aux opérations de nettoyage et d’évacuation des déchets de l’ensemble des espaces,
- aux activités de la plate-forme logistique (gestion des livraisons, approvisionnements, stockage, gestion du matériel).
Les volontaires ont un panel de missions opérationnelles liées à ces activités.
Animations
L’équipe animations gère l’ensemble des programmes d’information et de divertissement à destination du grand public (diffusion des contenus sur écrans géants selon les protocoles établis, gestion et encadrement des intervenants, speakers, groupes, mascottes…).
Elle est également en charge du bon déroulement des cérémonies (répétitions, coordination intervenants).
Les volontaires contribuent à la production technique de ces programmes.
Billetterie
340 000 billets seront disponibles pour l’événement à Paris.
Les volontaires assisteront les intervenants techniques dans les missions quotidiennes de gestion (litiges, édition invitations).
Compétition
L’équipe compétition a pour mission de planifier et organiser l’ensemble des activités liées au volet sportif de l’événement.
Elle a la responsabilité de l’élaboration et du respect des calendriers des entraînements et des matches, de la gestion de la glace, des tables de marques, des statistiques et du matériel sportif.
Elle est également responsable de la mise en œuvre de l’ensemble des services aux équipes et aux arbitres (officiers de liaison, gestion des vestiaires, de la salle d’échauffement, réparations et affûtage des équipements, service de blanchisserie, service des uniformes).
Les volontaires de ce secteur participent à la gestion quotidienne des activités du secteur. Ils devront impérativement avoir une connaissance du hockey sur glace, de ses règles et de ses codes.
Direction de Site
L’équipe direction de site coordonne l’ensemble des activités du site de compétition en liaison avec l’exploitant de la salle. Elle gère le Centre des Opérations de l’Événement (CDO).
Les volontaires affectés au CDO font le lien entre les différentes fonctions opérationnelles et participent à la bonne coordination de l’ensemble des activités.
Hébergement
L’équipe hébergement appuie le prestataire dans la gestion de l’ensemble des besoins des populations accréditées et la relation avec les hôtels. Elle veille à ce que les conditions d’accueil des différentes populations soient optimales (accueil, points infos, veille qualitative des services).
Les volontaires assistent le prestataire dans la gestion quotidienne du secteur.
Hospitalités
L’équipe hospitalités veille à ce que les conditions d’accueil des clients dans les loges et salons soient optimales et que l’ensemble des services (accueil, restauration, cadeaux…) soient conformes au programme.
Les volontaires veillent à la mise en place de l’ensemble des services.
Interprétation et Traduction
L’équipe interprétation et traduction gère l’ensemble des besoins ponctuels du Comité d’Organisation, dans la langue des populations cibles (communiqués, documents de référence, discours, conférences). Les volontaires participent à l’élaboration des différents documents.
Marketing & Communication
Le Championnat du Monde de Hockey sur glace 2017 de l’IIHF est soutenu par des partenaires commerciaux (mondiaux et nationaux).
L’équipe marketing a pour mission de veiller au respect de la mise en œuvre de l’ensemble de leurs droits (visibilité, activation, activités promotionnelles).
Les volontaires sont impliqués dans les opérations visant à garantir les services requis à l’ensemble des partenaires.
Médical Sport
L’équipe « médical sport » gère l’assistance médicale aux équipes et aux arbitres pendant toute la durée de leur séjour. Elle coordonne la mise en œuvre des différents dispositifs matériels et humains (services de secours, médecins, ambulances) selon les procédures établies.
Elle gère également l’ensemble des opérations liées aux contrôles anti-dopage dans le respect des procédures en vigueur.
Les volontaires assistent l’équipe médicale dans la gestion quotidienne du secteur.
Le Programme Volontaires
L’équipe du programme volontaires coordonne l’ensemble des opérations relatives au bon déroulement de leurs missions (formations, distribution des uniformes et des titres repas, saisie des plannings) et est en charge de l’animation de l’espace de convivialité qui leur est dédié (Centre des Volontaires).
Les volontaires contribuent au bon déroulement de l’ensemble de ces opérations.
Restauration
L’équipe restauration en lien avec les prestataires de service, planifie et supervise la mise en œuvre dans l’ensemble des points de restauration de tous les repas et collations pour l’ensemble des équipes, arbitres, invités, salariés, volontaires.
Les volontaires participent à la gestion quotidienne des activités du secteur.
Services aux Invités
L’équipe services aux Invités/Protocole gère l’accueil des invités/VIP dans les espaces qui leurs sont réservés. Elle veille à ce que l’ensemble des services (invitations, accueil, restauration, cadeaux) soient conformes au programme et que les règles protocolaires en vigueur soient respectées.
Les volontaires sont impliqués dans l’ensemble des activités du secteur.
Services aux Médias
L’équipe services aux médias gère l’ensemble des opérations mises en œuvre à destination des médias nationaux et internationaux (télévision, presse écrite, photographes).
Elle veille à ce que les conditions de travail de ces populations soient optimales :
- Accueil,
- Transmission des informations,
- Gestion des installations (centre des médias, tribune médias, salle de conférence de presse, zone mixte, studios TV, positions bord terrain).
Elle planifie, coordonne et supervise l’organisation de l’ensemble des activités médias dans ces zones.
Les volontaires accueillent, renseignent et accompagnent les médias dans leurs différentes activités.
Services aux Spectateurs
Plus de 300 000 spectateurs sont attendus à Paris pour le Championnat du Monde de Hockey sur glace 2017 de l’IIHF.
Les membres de l’équipe Services aux spectateurs sont leur point de contact privilégié.
Les volontaires assistent, accueillent, orientent et informent l’ensemble des visiteurs aux différents points d’information mis en place. Ils interviennent également dans l’accompagnement des PMR et PSH (personnes à mobilité réduite / personnes en situation de handicap) et sont le relai de la diffusion de l’information sur la politique de développement durable de l’organisation.
Technologies
L’équipe technologies fournit aux différents utilisateurs l’ensemble des outils, services et solutions nécessaires au bon déroulement de l’événement (équipements informatiques, audio et vidéo, téléphoniques, reprographie, solutions et applications spécifiques, radios).
Les volontaires ont un panel de missions diversifiées : installation, assistance à l’utilisation, maintenance de l’ensemble des outils et solutions.
Transport
L’équipe transport planifie et organise les services de transport internationaux, nationaux et locaux pour certaines populations (équipes, arbitres, médias, Invités / VIP).
L’équipe gère l’ensemble des opérations se déroulant au centre des transports : planification, rotations et maintenance de la flotte des véhicules, gestion des parkings (affectations et délivrance des titres).
Les volontaires assurent principalement des missions de chauffeurs entre les sites.
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